Las mejores rutinas de Automator para Mac

Bienvenido de nuevo a otra publicación de mi serie de tutoriales de Automator. Esta es la segunda publicación de esta serie y hoy cubriremos las mejores rutinas de Automator para Mac.

Automator es una aplicación que comencé a usar en los últimos meses y ya ha simplificado significativamente el uso de mi Mac.

Hoy quiero compartir con ustedes algunas de las rutinas que han ayudado a que esto sea posible. Si está entusiasmado con el uso de Automator pero no está seguro de por dónde empezar, ¡esta publicación es para usted!

También quería agregar que incluiré descripciones y tutoriales para cada rutina en este artículo. Al investigar para esta publicación, descubrí que otros artículos similares simplemente enumeraban ideas para rutinas de Automator en lugar de mostrarle cómo hacerlas. Voy a explicar ambos, así que esto es en parte un tutorial y en parte una lista inspiradora.

Muy bien, ¡entremos en ello!

¿Cuáles son las mejores rutinas de Automator para Mac?

Primero, en caso de que esta sea tu primera parada en mi serie de tutoriales de Automator, quería darte una explicación rápida de cuáles son las mejores rutinas de Automator.

Para aquellos que no lo saben, Automator es una aplicación integrada para Mac. Lo obtienes gratis cada vez que compras una Mac, al igual que Pages o Numbers.

Sin embargo, a diferencia de esas aplicaciones, Automator tiene una función bastante única. Le permite crear rutinas automatizadas (también conocidas como “flujos de trabajo”).

Por ejemplo, supongamos que envía un correo electrónico a un cliente todos los viernes facturándole el trabajo. Puede crear una rutina en Automator que enviará automáticamente este correo electrónico por usted.

Automator es mucho más que eso, pero esa es una explicación simple. Si desea una descripción más detallada de cómo funciona Automator, consulte esta publicación anterior que escribí sobre el tema.

Las mejores rutinas de Automator para Mac

Muy bien, dejando eso de lado, estamos listos para explorar las mejores rutinas de Automator para Mac. Si bien puede haber rutinas de Automator que sean mejores para usted y que no estén en esta lista, creo que los flujos de trabajo que se enumeran a continuación serán útiles para la mayor cantidad de usuarios.

Todas estas son rutinas realmente simples, ¡así que no te dejes intimidar! Empecemos y aprendamos algunos de los conceptos básicos de la automatización de su Mac.

Cambia automáticamente el fondo de tu escritorio

El primero es uno que considero principalmente por diversión. Dicho esto, sigue siendo genial.

Básicamente, este elemento de nuestra lista de las mejores rutinas de Automator cambiará automáticamente el fondo de su escritorio a lo que desee, cuando lo desee.

Ahora, vale la pena mencionar que puedes configurar el fondo de tu escritorio para que se reproduzca aleatoriamente en Preferencias del Sistema en función de algunos factores básicos, como cambiar cada vez que inicias sesión.

Sin embargo, con esta rutina de Automator, podrá configurarla para que cambie sin necesidad de abrir Preferencias del Sistema.

Por ejemplo, puede crear una opción de clic derecho que le permita cambiar a un fondo específico cuando lo desee. O puede crear una carpeta que cambie automáticamente el fondo a cualquier imagen que haya colocado en esa carpeta.

Cómo cambiar el fondo de tu Mac con las mejores rutinas de Automator

Voy a guiarte a través de estas dos opciones, comenzando por agregar una opción de clic derecho para cambiar el fondo.

Abra Automator y cree un Nuevo documento con el tipo Acción rápida.

En la barra de búsqueda, escriba "Obtener elementos del buscador especificados" y arrastre la acción correspondiente al editor.

Haga clic en el botón Agregar… y luego navegue hasta la foto que desea asignar a esta rutina. Esta es la foto a la que cambiará tu fondo cada vez que ejecutes esta rutina.

A continuación, escriba "Establecer la imagen del escritorio" en la barra de búsqueda y arrastre la acción correspondiente al editor. Esto tomará la foto que acabas de seleccionar y la establecerá como fondo.

A continuación, seleccione Archivo, Guardar y asigne el título correspondiente a su nueva Acción rápida. Aparecerá como una opción de clic derecho, así que asegúrese de asignarle un nombre que recuerde. Por ejemplo, si está asignado a una foto de perros, asígnele un nombre como "Cambiar el fondo del escritorio a perros".

¡Y eso es todo! Ahora debería poder hacer clic derecho en casi cualquier lugar de su Mac, ir a Servicios en el menú contextual y elegir la rutina recién creada.

Una cosa que debe saber sobre las acciones rápidas es que generalmente debe hacer clic derecho en un archivo, carpeta o texto para que aparezcan en el menú contextual. De lo contrario, no estarán disponibles.

Para una personalización máxima, recomendaría agregar otra acción rápida para una foto diferente; digamos que es un fondo de pantalla de gatos. Luego puede guardar esa acción rápida como "Cambiar el fondo del escritorio a gatos", lo que le permitirá cambiar entre los dos cuando lo desee desde el menú contextual.

Copie su portapapeles a un archivo de texto

El segundo lugar en nuestra lista de las mejores rutinas de Automator es uno que le ayudará a visualizar y almacenar el contenido de su portapapeles. Para aquellos que no lo saben, su portapapeles es donde se almacenan los elementos que copia/corta hasta que los pega.

Este flujo de trabajo de Automator tomará el texto que haya copiado y lo almacenará en un nuevo archivo de texto en su escritorio. Puede modificarlo para guardar el archivo donde desee; solo usaremos el Escritorio para simplificar.

Una cosa a tener en cuenta es que esta rutina creará un nuevo archivo de texto cada vez que la ejecute. No agregará todo lo que copie al mismo archivo de texto; eso requeriría algunas secuencias de comandos, que son un poco más avanzadas de lo que planeamos incluir en esta publicación.

Cómo copiar tu portapapeles a un texto en tu escritorio Mac

Primero, cree un Nuevo documento en Automator que utilice el tipo Aplicación.

A continuación, en la barra de búsqueda, escriba "Obtener contenido del portapapeles" y arrastre la acción correspondiente al editor de Automator.

Luego, escriba "Nuevo archivo de texto" en la barra de búsqueda y nuevamente, arrastre esta acción al editor debajo de Obtener contenido del portapapeles.

En el campo Guardar como:, puede establecer el nombre del archivo. Elegiría algo como "Contenido del portapapeles". En el campo Dónde:, puede elegir dónde se guarda el archivo. Nuevamente, dejaremos esta configuración en Escritorio para simplificar, pero siéntete libre de moverlo a donde quieras.

A continuación, haga clic en Archivo y luego en Guardar. A diferencia de la rutina anterior, que era una acción rápida en el menú contextual, este flujo de trabajo será el ícono de una aplicación que usted guardará. Para ejecutar este flujo de trabajo, deberá hacer doble clic en el ícono de la aplicación.

Con eso en mente, recomiendo ponerle un título y guardarlo en una ubicación que facilite su uso. Honestamente, el Escritorio no es una mala opción. Y también puedes arrastrarlo al Dock si lo deseas.

Una vez que lo haya guardado, copie algo de texto y haga doble clic en el ícono de la aplicación del flujo de trabajo. Debería ver aparecer un nuevo archivo de texto en su escritorio en solo unos segundos.

¡Y eso es todo!

Abrir un grupo de sitios web todos a la vez

El tercero en nuestra lista de las mejores rutinas de Automator es uno de mis favoritos. Vale la pena mencionar que esta es una característica que se agregará en macOS Monterey este otoño (Grupos de pestañas). Por lo tanto, solo será útil durante los próximos meses, a menos que no quieras o no puedas actualizar a Monterey.

Dicho esto, ¡sigue siendo bastante bueno!

Este flujo de trabajo abrirá un grupo de sitios web preestablecidos cuando lo desee. Por ejemplo, puede configurarlo para que abra todas sus cuentas de redes sociales. O, si utiliza un conjunto de sitios web para trabajar, puede abrirlos todos en un instante.

Es otro fácil de crear, ¡así que entremos en ello!

Cómo abrir un grupo de sitios web usando una de las mejores rutinas de Automator

Cree un Nuevo documento en Automator y elija el tipo de flujo de trabajo Aplicación. ¡Ya sabes qué hacer!

En la barra de búsqueda, escriba "Obtener URL especificadas" y arrastre la acción correspondiente al editor de Automator.

Además, en caso de que aún no lo hayas descubierto, puedes explorar todas las acciones en Automator haciendo clic en las opciones en el panel izquierdo de Automator. Simplemente creo que es más rápido escribirlo en la barra de búsqueda si ya sabes qué acción necesitas. De todos modos, ¡volvamos al tutorial!

Como puede ver en la captura de pantalla anterior, www.apple.com está incluido en su lista de sitios web de forma predeterminada. Si no lo desea allí, selecciónelo y haga clic en el botón Eliminar.

Asimismo, puedes agregar los sitios web que deseas abrir haciendo clic en el botón Agregar. Si ya tienes Safari abierto, el botón Agregar pegará automáticamente la URL de tu pestaña actual en esta sección.

Una vez que haya enumerado todos los sitios web que desea que abra este flujo de trabajo, escriba "Mostrar páginas web" en la barra de búsqueda y suelte la acción correspondiente después de la acción Obtener URL especificadas.

Todo lo que queda por hacer es Archivar, Guardar y nombrar este flujo de trabajo. Luego, haz doble clic en el ícono de la aplicación para este flujo de trabajo (estará ubicado donde decidiste guardarlo) y asegúrate de que funcione.

¡Y eso es todo! Aunque esto pronto será reemplazado por una función integrada de macOS, estoy seguro de que podrás ver por qué es una de las mejores rutinas de Automator.

Copie todas las URL de una sección de texto

¡Esta es una de mis favoritas en esta lista de las mejores rutinas de Automator porque la hice! Así es, probablemente no encontrará este flujo de trabajo de Automator único y súper original en ningún otro lugar.

¡Es broma, por supuesto! Esta es otra rutina sencilla que utilizarás todo el tiempo. Yo al menos lo hago.

Esta será otra acción rápida, lo que significa que estará en el menú contextual. Le permite seleccionar un bloque de texto y copiar todas las URL de ese bloque de texto en una lista. Luego puedes pegar esas URL (sin el resto del texto) en una lista ordenada.

La única limitación de esto es que no copia hipervínculos, solo URL. Para aquellos que no conocen la diferencia, aquí está:

• URL: https://appletoolbox.com
• Hipervínculo: AppleToolBox

Este flujo de trabajo copiará la URL anterior, pero no el hipervínculo. Aún así, ¡lo uso casi todos los días!

Si eso no te parece útil, ¡no te preocupes! Puede configurar fácilmente esta rutina para copiar fechas, direcciones de correo electrónico, direcciones o números de teléfono. ¡Así es como!

Cómo extraer URL de un bloque de texto usando Automator

Abra un Nuevo documento en Automator y seleccione Acción rápida para su tipo de flujo de trabajo.

En la barra de búsqueda, escriba "Extraer datos del texto" y arrastre esta acción al editor.

En el campo Extraer, encontrará un menú desplegable que tiene las opciones que acabo de enumerar anteriormente: URL, fechas, direcciones de correo electrónico, direcciones y números de teléfono. Me limitaré a las URL, pero siéntete libre de elegir la que uses con más frecuencia. Y, por supuesto, siempre puedes crear una Acción Rápida separada para cada una de ellas.

A continuación, escriba "Copiar al portapapeles" y arrastre esta acción al editor como último paso.

Finalmente, Archive y Guarde esta acción con un título que sea fácil de recordar. Utilicé "Copiar URL". Una vez guardado, puede resaltar un montón de texto y elegirlo en la sección Servicios del menú contextual.

¡Y eso es todo!

Envíe fácilmente un nuevo correo electrónico utilizando una de las mejores rutinas de Automator

Muy bien, sé que dije que el último era mi favorito, pero en realidad probablemente sea este. Esta es realmente una de las mejores rutinas de Automator. Independientemente de quién sea usted, probablemente pueda sacarle algún provecho a este.

Este flujo de trabajo enviará automáticamente un correo electrónico a la persona que elija cada vez que lo ejecute. También puedes elegir el asunto y el contenido del correo electrónico, lo que te da mucho control.

Y agregaré un paso adicional que me gusta usar, que es agregar un archivo adjunto al correo electrónico automáticamente. Lo uso para enviar facturas cada semana, por lo que este paso adicional me resulta especialmente útil.

Cómo enviar un correo electrónico usando Automator

Lo primero es lo primero, cree un Nuevo documento en Automator utilizando el tipo de flujo de trabajo Aplicación.

A continuación, escriba "Nuevo mensaje de correo" y arrastre la acción correspondiente al editor.

Cada vez que ejecute este flujo de trabajo, aparecerá un borrador de su correo electrónico antes de enviarlo. Entonces, si deja alguno de estos campos en blanco, tendrá una oportunidad adicional de completarlos antes de enviar el mensaje.

Dicho esto, el objetivo es completar tantos como sea posible con anticipación para aumentar el poder automático de este flujo de trabajo.

Para mí, eso significa completar los campos Para: y Mensaje:. También completo el campo Asunto: usando variables para la fecha actual. De esa manera, este correo electrónico parecerá un poco menos automatizado de lo que es.

Puede encontrar variables haciendo clic en Variables en la esquina superior izquierda de la pantalla. Utilizo la variable Mes actual, seguida de un espacio, luego el Día actual, seguido de una coma y un espacio, luego el Año actual. . Puse esto en el campo Asunto:, para que el correo electrónico siempre parezca actual.

¡Y eso es todo! Puedes guardar este flujo de trabajo donde quieras. Yo uso el mío para enviar facturas, así que lo guardo en la carpeta "Facturas" del Finder.

Como mencioné, quería incluir un paso adicional para enviar archivos adjuntos automáticamente. Utilizo esto para adjuntar automáticamente una factura, aunque, por supuesto, puedes usarlo como quieras.

Para hacer esto, escriba "Agregar archivos adjuntos al mensaje frontal" en la barra de búsqueda y agréguelo en el editor después de la acción Nuevo mensaje de correo.

¡Y eso es todo!

Todo lo que tiene que hacer desde aquí es arrastrar y soltar el archivo que desea adjuntar a su correo electrónico en el ícono de la aplicación para este flujo de trabajo. Por ejemplo, llamé a este flujo de trabajo "Enviar facturas". Entonces, cada semana arrastro las facturas en PDF de mis clientes a este ícono y presiono el botón Enviar.

¡Y eso es todo!

Cambiar el tamaño de una foto al instante con un clic derecho

Casi al final de nuestra lista de las mejores rutinas de Automator hay otro flujo de trabajo que uso todos los días. Es una rutina que te permite hacer clic derecho en una foto y reducir/aumentar el tamaño en el porcentaje que decidas.

Para subir imágenes a mis artículos, generalmente las comprimo usando TinyPNG. Es una excelente manera de reducir el tamaño de los archivos sin perder ninguna calidad notable. Sin embargo, el problema con este sitio web es que no acepta archivos de más de 5 MB. Así que solía reducir la escala de las imágenes en Photoshop antes de comprimirlas con TinyPNG.

¡Ahora solo uso esto! No he abierto Photoshop en meses gracias a esta Acción Rápida. Es un gran ahorro de tiempo.

Lo único que quiero señalar es que no recomendaría esto como alternativa a la compresión. Se trata simplemente de aplastar (o estirar) las imágenes sin un algoritmo de compresión inteligente. Entonces, a diferencia de un servicio de compresión como TinyPNG, esto provocará una caída notable en la calidad. ¡Ten esto en cuenta cada vez que lo uses!

Cómo cambiar el tamaño de las fotos desde el menú contextual usando una de las mejores rutinas de Automator

Cree un Nuevo documento en Automator usando el tipo Acción rápida. En la barra de búsqueda, escriba "Escalar imágenes" y arrastre esa acción al editor.

Es posible que vea una ventana emergente que le advierte que esto cambiará las imágenes en las que realiza esta acción. Esto le permite saber que una vez que escale sus archivos de imágenes a un nuevo tamaño, este flujo de trabajo los cambiará permanentemente.

Para mí, ese es el objetivo de este flujo de trabajo, ya que intento ahorrar espacio en mi computadora. Entonces hago clic en No agregar. Pero si desea conservar la foto original en su computadora, haga clic en Agregar para agregar automáticamente un paso que preservará sus originales.

Una vez que haya pasado por esa ventana emergente, notará que esta acción está configurada en la opción Al tamaño (píxeles). Si tiene en mente un tamaño de píxel exacto para cambiar el tamaño de sus imágenes, continúe y siga con esto. Mi objetivo es reducir las imágenes a la mitad de su tamaño, así que cambio esta opción a Por porcentaje.

También verás que en la captura de pantalla anterior cambié el porcentaje de "100" a "50". Eso reduce la imagen en un 50%. Si desea aumentar el tamaño, agregue el porcentaje en el que desea aumentarlo hasta 100. Entonces, si desea que sea un 50 % más grande, use "150". Si desea duplicar el tamaño de una imagen, póngala en “200”.

Una vez que hayas hecho eso, Archivo, Guardar y dale a este flujo de trabajo el nombre que quieras. Elegí "Reducir imagen". Una vez guardada, haga clic derecho en una imagen, vaya a Acciones rápidas y debería ver su flujo de trabajo disponible allí.

¡Y eso es todo!

Mantén tu carpeta de Descargas ordenada

Por último, pero no menos importante, en esta lista de las mejores rutinas de Automator se encuentra una que mantendrá organizada su carpeta de Descargas. Este flujo de trabajo moverá archivos de su carpeta de Descargas después de que hayan estado allí durante mucho tiempo y los colocará en la Papelera.

Esta rutina también utilizará un nuevo tipo de flujo de trabajo que aún no hemos cubierto: Acciones de carpeta.

A diferencia de las acciones y aplicaciones rápidas, este tipo de flujo de trabajo se ejecutará solo. No tienes que hacer nada para que funcione; hará lo suyo en segundo plano todo el tiempo.

Piense en ello como lo haría con las reglas del buzón de iCloud. Siempre que agregue un nuevo archivo o carpeta a la carpeta a la que aplica las Acciones de carpeta, sus Acciones de carpeta se ejecutarán automáticamente.

Y, por supuesto, puedes aplicar esta rutina y otras similares en la carpeta que quieras.

¡Muy bien, vámonos!

Cómo mantener limpia tu carpeta de Descargas con una de las mejores rutinas de Automator

Lo primero es lo primero, cree un Nuevo documento en Automator y elija Acciones de carpeta para su tipo de flujo de trabajo.

En la barra de búsqueda, escriba "Buscar elementos del Finder" y arrástrelo al editor.

Probablemente notarás en la captura de pantalla anterior que algunas de mis opciones se ven diferentes a las tuyas. ¡Cambiémoslos para que coincidan!

Primero, cambie el menú desplegable junto a La acción de carpeta recibe los archivos y carpetas agregados a la carpeta Descargas. Puede hacerlo haciendo clic en Otro... en el menú desplegable y navegando a la carpeta Descargas.

Después de eso, cambie el menú desplegable Buscar a la carpeta Descargas.

A continuación, cambie el menú desplegable Cualquier contenido a Fecha de la última modificación. En esta rutina, esta opción eliminará cualquier archivo/carpeta que no haya sido modificado en los últimos X días. Puede cambiarlo a Fecha de creación o Fecha de última apertura si lo desea. Ambos eliminarán sus archivos/carpetas después de X días, pero en función de diferentes factores. ¡Lo dejaremos en Fecha de última modificación!

Cuando cambia ese menú desplegable a una opción basada en fechas, obtendrá un nuevo menú desplegable para elegir. Dirá que es hoy para empezar. Cámbielo a no está en el último.

Después de eso, aparecerá un nuevo cuadro. Puede cambiarlo a la cantidad de días/meses/años que desee. Recomiendo 45 días, pero puedes configurarlo en la cantidad que quieras. Ese es el tiempo que sus archivos permanecerán en la carpeta Descargas antes de que se eliminen.

Antes de agregar la siguiente acción, queremos modificar esta una vez más. Haga clic en el pequeño botón Opciones y marque la casilla Ignorar la entrada de esta acción. Si no marca esto, esta rutina eliminará inmediatamente todos los archivos/carpetas de su carpeta de Descargas que no se hayan modificado en 45 días. Sin embargo, si lo marca, comenzará a contar desde que guarde la rutina.

El último paso es escribir "Mover elementos del Finder a la Papelera" en la barra de búsqueda y arrastrar la acción correspondiente al editor.

Archivar, Guardar y finalizar.

Cómo eliminar acciones rápidas y otras mejores rutinas de Automator de tu Mac

¡Y eso es todo! Esas son, en mi opinión, las mejores rutinas de Automator para el uso diario de Mac.

Por supuesto, puede llegar un momento en el que estés listo para eliminar estas rutinas de tu Mac.

Para las rutinas guardadas como flujos de trabajo y aplicaciones, puede eliminarlas ubicándolas en Finder y arrastrándolas a la papelera. ¡Fácil!

Sin embargo, si estás intentando eliminar Acciones rápidas, puede ser un poco más complicado. Me tomó un tiempo encontrar información para eliminarlos en línea, ¡así que no te sientas mal si no estás seguro de cómo hacerlo! Apple lo hizo un poco molesto.

Primero, abre Finder. Luego, en la barra de menú, haga clic en Ir, mantenga presionada la tecla opción y elija Biblioteca. Es una opción secreta, por lo que verás que desaparece y reaparece cuando presionas la tecla opción.

Una vez que estés en la Biblioteca, desplázate hacia abajo y abre la carpeta Servicios. Aquí verás todas las Acciones rápidas que has creado.

Para eliminarlos, arrástrelos a la Papelera. O puede cambiarles el nombre como lo haría con cualquier otro archivo. Y si desea editarlos en Automator, haga clic derecho en ellos, haga clic en Abrir con y elija Automator.

¡Y eso es todo! Ahora ya sabes cómo eliminar las mejores rutinas de Automator y cómo crearlas.

¿Podrás seguir usando las mejores rutinas de Automator después de que Shortcuts llegue a Mac?

Si viste la WWDC21, entonces sabrás que la aplicación Atajos del iPhone llegará a Mac. Cubrí esta historia en detalle aquí si quieres saber más.

Para aquellos que no lo saben, la aplicación Atajos existe en iOS desde hace algunos años. Permite a los usuarios crear automatizaciones simples que se integran con el sistema iOS.

¿Te suena familiar?

Es cierto: Shortcuts es, en muchos sentidos, solo una actualización visual para Automator. Mi experiencia ha sido que Shortcuts es, al menos en apariencia, más limitado que Automator. Sin embargo, puede utilizar secuencias de comandos en cada uno, lo que le brinda opciones casi ilimitadas. Entonces, si sabes codificar, las limitaciones de cualquiera de las aplicaciones son bastante superficiales.

Si le preocupa que Shortcuts reemplace a Automator por completo, puede estar tranquilo. Esta próxima actualización de macOS ejecutará ambas aplicaciones simultáneamente; Automator aún no irá a ninguna parte. Incluso podrás importar tus flujos de trabajo existentes de Automator a Atajos.

Dicho esto, creo que Apple eventualmente reemplazará Automator con Atajos en una versión de macOS posterior a macOS Monterey. Nuevamente, exploro esto con más detalle en mi publicación completa sobre el tema aquí.

Empieza a utilizar las mejores rutinas de Automator hoy

Gracias por consultar esta publicación sobre las mejores rutinas de Automator para Mac. He ido ahorrando cada vez más tiempo a medida que exploro Automator de nuevas formas. Con suerte, esta publicación no solo te brindó algunos flujos de trabajo que puedes usar, sino también la inspiración para comenzar a crear los tuyos propios.

Para obtener más guías, consejos y noticias sobre todo lo relacionado con Apple, consulte el resto del blog AppleToolBox. Cubriré más tutoriales y guías para Automator y también para accesos directos, ¡así que asegúrese de estar atento!