Keyboard Maestro versus Shortcuts versus Automator: la mejor opción para 2021
Los lectores frecuentes de AppleToolBox sabrán que me encanta la automatización. Escribí sobre la automatización de su hogar con dispositivos HomeKit, aprendí los conceptos básicos de la aplicación Atajos y usé el Automator, a menudo olvidado. Sin embargo, algo que aún no he cubierto es cuál de estas aplicaciones deberías usar. Shortcuts se unirá a Automator en Mac en solo unos días y existen potentes aplicaciones de terceros como Keyboard Maestro. No hay nada de malo en mezclar y combinar en sí, pero puede volverse muy complicado muy rápidamente.
En este artículo, te ayudaré a diferenciar entre estas tres aplicaciones. Comenzaremos con un resumen de la automatización digital y una explicación de lo que puede hacer cada una de estas aplicaciones. Luego, entraremos en los detalles de cada aplicación y quién debería usar qué.
Sin más preámbulos, ¡entremos en ello!
¿Qué es la automatización digital?
La automatización digital es una idea simple con muchas aplicaciones. En resumen, se refiere a cualquier herramienta o aplicación que pueda automatizar las tareas de su computadora. Por ejemplo, si configura reglas para su bandeja de entrada de correo electrónico que ordenan automáticamente ciertos correos electrónicos en carpetas relacionadas, eso es automatización digital. Un ejemplo aún más sencillo es configurar una respuesta automática por correo electrónico cuando estás de vacaciones.
En los últimos diez años, la automatización digital se ha vuelto mucho más compleja. Y gracias a aplicaciones como IFTTT y Zapier, también se ha vuelto mucho más accesible. Ahora cualquiera puede utilizar la automatización digital para ahorrar tiempo en su computadora.
Para ser claros, esta publicación se centrará en la automatización en tu Mac. Existen aplicaciones de automatización para iPhone (incluida la aplicación de accesos directos incorporada), pero mi experiencia ha sido que estas aplicaciones generalmente son decepcionantes y tienen poca potencia. Así que nos centraremos específicamente en macOS, donde las aplicaciones de automatización pueden lograr mucho más.
Las mejores aplicaciones de automatización digital para macOS
A continuación se muestran las tres aplicaciones de automatización digital que considero las más importantes en Mac en la actualidad. Dos de ellos están integrados: Automator y Shortcuts. Keyboard Maestro, por otro lado, es una aplicación paga de terceros. Hay una gran cantidad de otras aplicaciones de terceros y hay varias que se especializan (Hazel, por ejemplo, es una aplicación de automatización que simplemente automatiza la administración de carpetas). Así que definitivamente siéntete libre de explorar; solo me estoy centrando en Keyboard Maestro, ya que es uno con el que tengo una amplia experiencia personal.
Muy bien, aquí hay un breve desglose de cada una de estas aplicaciones.
Automator: la opción heredada
Para mi sorpresa, Automator no es la aplicación más antigua de esta publicación. Sin embargo, es la aplicación de automatización más antigua ofrecida por Apple que aún existe. Se incluye con todas las versiones de macOS desde 2005, aunque la mayoría de ustedes nunca han oído hablar de él. Me ha sorprendido ver que incluso hay usuarios de Shortcuts y Keyboard Maestro que nunca han oído hablar de Automator, ¡a pesar de que está preinstalado en su computadora!
Entonces, para aquellos que no lo saben, Automator fue la primera incursión de Apple en la automatización digital. Se lanzó con macOS Tiger en 2005 y ha sido parte de macOS desde entonces.
Automator ofrece un nivel bastante sustancial de control sobre tu Mac. Le permite agregar opciones a los menús contextuales, administrar automáticamente sus carpetas y crear rutinas que facilitan el procesamiento por lotes de archivos en su computadora.
Atajos: el reemplazo
Si bien Automator era innovador en ese momento, ese es precisamente el problema: ya no hay nada innovador en Automator. Y eso significa que es hora de una actualización o un reemplazo. En este caso Apple ha apostado por un sustituto.
Los accesos directos existen en iOS desde 2018, se agregaron recientemente a iPadOS y se acaban de agregar a macOS con la reciente actualización de macOS Monterey. Shortcuts está posicionado para ser lo que Automator nunca podría ser: una aplicación de automatización multiplataforma y fácil de usar para el usuario promedio de Apple.
Automator seguirá estando disponible en macOS Monterey, pero Apple ha declarado que planea eliminarlo gradualmente en próximas actualizaciones a favor de los accesos directos. Sin embargo, podrás importar tus rutinas de Automator a Atajos, por lo que no todo son malas noticias. Y para los usuarios que ejecutan versiones anteriores de macOS, Automator seguirá siendo una opción favorita.
Keyboard Maestro: una solución de terceros
Y eso nos lleva a Keyboard Maestro. Keyboard Maestro no fue desarrollado por Apple y, para mi sorpresa, es la aplicación más antigua de esta lista. Existe desde 2002 y sigue siendo una de las aplicaciones de automatización más populares en Mac. Es cierto que es mi favorito en esta lista por mucho, por lo que soy bastante parcial.
Dicho esto, la popularidad de Keyboard Maestro es bien merecida. Ofrece un nivel de control aún más profundo que Automator con una simplicidad que casi rivaliza (pero no se compara con) los atajos.
El resultado es una aplicación increíblemente potente y flexible. Literalmente puedes automatizar cualquier cosa en tu Mac con Keyboard Maestro, sólo tienes que descubrir cómo.
¿Automator sigue resistiendo en 2021?
Ahora que tenemos una idea básica de las aplicaciones que cubriremos en este artículo, es hora de analizar más profundamente cada una de estas tres aplicaciones. ¡El comienzo es Automator!
Por extraño que parezca, fue Automator, no Shortcuts, lo que me llevó a la automatización digital en los dispositivos Apple. Lo encontré un día mientras organizaba todas las aplicaciones en mi Mac, pregunté en Internet qué era y comencé a usarlo poco después.
Desde entonces, pasé de Automator a Keyboard Maestro, y Apple también está pasando a Atajos en lugar de Automator. Dicho esto, Automator seguirá estando disponible durante al menos un año más y estoy seguro de que hay muchos usuarios que seguirán con versiones anteriores de macOS que aún son compatibles con Automator.
Entonces, con todo eso en mente, analizaremos los altibajos de Automator para determinar si todavía tiene un lugar en 2021.
Obtienes un nivel más profundo de control del sistema en comparación con aplicaciones de terceros como Keyboard Maestro
Con diferencia, el principal beneficio de Automator es el rico nivel de control e integración del sistema. Puede usarlo para expandir los menús contextuales, interactuar con aplicaciones que de otro modo estarían aisladas de las aplicaciones de automatización y lograr algunas cosas bastante útiles que otras aplicaciones (como Keyboard Maestro) tendrán dificultades para poder hacer.
Por ejemplo, aquí hay una comparación lado a lado de las cosas que puedes hacer en Música con Automator versus lo que puedes hacer con Keyboard Maestro:
Keyboard Maestro tiene suficientes controles, claro, pero no tanto como para haber creado ni siquiera una rutina KM para interactuar con la música. Automator, por otro lado, puede hacer casi lo que quieras con la música. Existen soluciones alternativas en KM, pero con Automator, no son necesarias.
Esto se aplica a muchas aplicaciones del sistema. Utilidades, fotos, contactos, correo: Automator te ofrece mucho con qué trabajar en estas aplicaciones.
Será mejor que sepas codificar
Curiosamente, esto también nos lleva al lado poco halagador de Automator: fuera de este beneficio, Automator no tiene mucho que ofrecer.
Cuando no intentas hacer cosas con una aplicación integrada como Correo o Música, Automator se vuelve bastante inútil. Por ejemplo, escribo en una aplicación de terceros, administro mis tareas entrantes a través de aplicaciones de terceros y hago gran parte de mi trabajo en la web.
Automator no puede hacer nada con ninguna de estas aplicaciones. Si tengo una tarea en Airtable que quiero agregar a mi agenda de Fantastical, Automator simplemente se encoge de hombros.
Y por eso digo que es mejor que los usuarios de Automator sepan codificar. Porque si no puedes codificar, entonces te quedarás atrapado con lo que sea que Automator ofrezca de forma predeterminada. Desafortunadamente, eso no es mucho. Tampoco ayuda que las actualizaciones de Automator hayan sido increíblemente escasas a lo largo de los años. Esta aplicación se creó en 2005 y, vaya, tiene ganas.
Atajos ahora está en Mac, y es bastante bueno
En ese sentido, pasamos a los atajos. Shortcuts es la aplicación de automatización más reciente de Apple y es bastante sólida. Mentiría si dijera que soy fanático de los atajos: creo que ofrece opciones bastante superficiales. Pero también siento que esto es por diseño, y por esa razón, hay un gran segmento de usuarios a quienes les encantará (y les encanta) esta aplicación.
Es la forma más sencilla de empezar a explorar la automatización digital
Cuando digo que las limitaciones de los atajos son por diseño, quiero decir que Apple ha mantenido intencionalmente los atajos simples. Esto permite que cualquiera pueda descubrirlo en su iPhone y comprender instantáneamente cómo funciona. Puedes mirar los atajos y ver lo que hace; esto es algo que ni Automator ni Keyboard Maestro tienen a su favor.
Apple también ha hecho un gran trabajo al hacer que los atajos se puedan compartir. Puedes crear y cargar fácilmente accesos directos para que otros usuarios los aprovechen, y si no tienes idea de lo que estás haciendo, no es muy difícil encontrar un acceso directo que haga lo que quieres en línea. Creo que Apple debería ir un paso más allá y agregar un elemento de foro/comunidad a los accesos directos. De esa manera, los usuarios podrían publicar, compartir y descargar accesos directos directamente desde la aplicación.
Al igual que Automator, Shortcuts ofrece un profundo nivel de control para su sistema macOS. Todavía no es tan robusto como Automator y tal vez nunca lo sea. Todavía estoy esperando que Apple quite las ruedas para niños de la versión iOS de Shortcuts, así que quién sabe si la versión macOS será más poderosa y cuándo.
Por ahora, Atajos en macOS Monterey es una combinación interesante de funciones de Automator y Atajos.
Los usuarios profesionales pueden encontrarlo un poco limitante
No sorprende que mi queja con los atajos sea que tiene bastante poca potencia. Automator es bastante poderoso, simplemente no tiene suficientes funciones para soportar ese poder. Pero Shortcuts, a pesar de todas sus funciones, parece que difícilmente puede hacer nada con esas funciones.
No me malinterpretes: hay muchos usuarios de Atajos que están en el mundo creando rutinas de Atajos increíbles. Sin embargo, el problema es que todos estos increíbles atajos se crean con código, no con funciones prefabricadas de atajos.
Por ejemplo, puedes ejecutar un script de shell o leer el nivel de batería de tu iPhone desde los Atajos, pero si quieres que los Atajos se desplacen o toquen la pantalla por ti, ¡bueno!
Como alguien que trabaja en tecnología, puedo decir con confianza que la automatización digital está a punto de ser una de las tecnologías más explosivas de los próximos diez años. Hay tantas cosas que hacemos manualmente hoy en día que nos sorprenderá recordarlas en 2030. De la misma manera que es difícil imaginar la vida sin tener una cámara en el bolsillo, será difícil imaginarla sin automatización.
¡Y también sé, como alguien que trabaja en tecnología, que Apple lo sabe! Entonces, ¿por qué no se invierte más en Shortcuts? Realmente no lo sé. Mi única suposición sería que a Apple le preocupa complicar demasiado la aplicación y potencialmente abrir funciones con las que los usuarios promedio podrían bloquear accidentalmente sus iPhones. Pero hay muchas aplicaciones de automatización de terceros que hacen más que accesos directos sin crear estos conflictos.
Estoy seguro de que llegaremos a un punto en el que el iPhone administrará correos electrónicos, eventos de calendario, notificaciones y más con poca o ninguna interacción por su parte. Pero la tecnología para esto ya existe, entonces ¿por qué no la hemos utilizado todavía?
Keyboard Maestro tiene mucho que ofrecer
Y eso, lectores, me lleva a Keyboard Maestro. Es cierto que voy a hablar un poco sobre esta aplicación. Me he vuelto adicto durante el último mes y probablemente sea mi segunda o tercera aplicación favorita que he usado. Me brinda el nivel exacto de control que quiero sobre mi Mac sin causarme demasiados dolores de cabeza.
De vez en cuando tendré que pasar una hora jugando con un script de shell o una expresión regular, pero en su mayor parte, cualquier cosa que se me ocurra, por compleja que sea, se puede automatizar arrastrando y soltando.
No está integrado ni es gratuito; Tendrás que pagar ~$36 por ello. Pero es, con diferencia, la mejor compra de aplicación que he realizado. Keyboard Maestro, si estás buscando un escritor, ¡ponte en contacto!
Puedes automatizar literalmente cualquier cosa.
Quiero decir, literalmente cualquier cosa. ¿Quieres no tener que volver a escribir tu dirección nunca más? ¿Estás cansado de organizar tus archivos y carpetas? ¿Busca un expansor de texto? ¿Quieres poder buscar en Internet sin abrir Safari? ¿O tal vez simplemente deseas poner automáticamente los videos de YouTube en la configuración de calidad de video más alta cada vez que ingresas a pantalla completa?
Puedes hacer todo esto y mucho más. Me sorprende no haber visto más sobre esta aplicación en línea. Parece que sólo los usuarios "profesionales" conocen Keyboard Maestro, lo cual es una pena. En serio, esta aplicación es increíble.
Según las estimaciones de Keyboard Maestro, he ahorrado alrededor de 200 horas desde que comencé a usarlo hace poco más de un mes. Y eso no parece exagerado. Utilizo KM para delinear mis artículos, manejar mis correos electrónicos, editar mis escritos, facturar a mis clientes, actualizar mi calendario, enviar mensajes a mis amigos, etc.
Parte de lo que hace que Keyboard Maestro sea tan poderoso es que te brinda los elementos básicos para hacer lo que necesites.
Por ejemplo, digamos que recibo una tarea de artículo en Airtable y quiero crear automáticamente un esquema en Word a partir de esa tarea. Ni Word ni Airtable están integrados con Keyboard Maestro, entonces, ¿qué hago?
Bueno, KM te permite controlar el teclado y el mouse con ciertas acciones. Esto me permite replicar mi uso de cada aplicación. ¿Tengo que desplazarme y hacer clic en algo? ¿Presiona tab y luego cmd + c? KM puede hacer estas cosas. Keyboard Maestro también tiene funciones variables sólidas que lo hacen aún más potente.
El resultado es que ahora puedo lograr algo en unos pocos segundos que antes me llevaba media hora copiando, pegando, escribiendo y calculando. Ya me he encargado de todo el intenso trabajo de escribir, ¡así que ahora puedo simplemente escribir!
Prepárate para subir la curva de aprendizaje
Por supuesto, toda esta funcionalidad no puede (y no viene) venir sin una curva de aprendizaje. Creo que Keyboard Maestro ha hecho un gran trabajo al mantener la curva de aprendizaje superficial, pero aun así, necesitarás invertir tu tiempo en aprender esta aplicación.
Es decir, necesitarás aprender sobre lógica booleana. Creo que la lógica booleana es bastante intuitiva, pero estoy seguro de que hay muchos usuarios de Apple que no estarían de acuerdo.
También tendrás que leer la documentación de Keyboard Maestro con bastante frecuencia para descubrir qué hacen determinadas acciones. Es difícil saber qué hacen "Compuesto sobre imagen", "Disparador remoto" o "Bloqueo de semáforo" sin buscarlo.
También puedo ver un segmento de usuarios de Apple que pueden aprender cómo funciona KM, pero no están seguros de qué hacer con él. ¡Eso es comprensible! Honestamente, si no trabajara desde mi computadora, probablemente también me costaría encontrar usos para KM. Probablemente no me gustan los atajos porque no me gusta usar mi iPhone. Si no te gusta "piratear" tu Mac y optimizar su eficiencia, lo más probable es que Keyboard Maestro sea excesivo.
¿Cómo se comparan Keyboard Maestro, Shortcuts y Automator?
Muy bien, al cerrar este artículo, nos tomaremos un momento y veremos cómo cada una de estas aplicaciones se compara con las demás. En un momento, estas aplicaciones existían independientes unas de otras. Pero a medida que Automator está siendo reemplazado, Shortcuts se está apoderando de todos los dispositivos Apple y aplicaciones como Keyboard Maestro pronto se convertirán en la norma, creo que elegir uno en el que especializarse es importante.
Entonces, con eso en mente, reexaminemos cada aplicación y veamos qué usuarios (si los hay) deberían usarlas.
Automator está a punto de desaparecer
No hay forma de endulzarlo: los fanáticos de Automator pronto se verán obligados a pasar a una nueva aplicación de automatización. macOS Monterey continuará usando Automator durante el próximo año, y tal vez la actualización posterior también lo siga usando. Pero Apple ha sido explícito al decir que agregar accesos directos a macOS está destinado a reemplazar a Automator.
En mi opinión, los únicos usuarios que deberían seguir usando Automator son aquellos que no van a actualizar. Esto incluye a los usuarios de máquinas más antiguas, así como a los usuarios que simplemente no quieren actualizar a macOS Monterey y/o futuras actualizaciones.
De lo contrario, no creo que haya ninguna razón para seguir con Automator. Podrá importar sus rutinas de Automator existentes a Atajos y hacer la mayoría de las mismas cosas con Atajos. Y para el usuario medio, los atajos serán una opción más fácil y capaz de todos modos.
Así que ese es mi consejo sobre Automator: limítese a los atajos a menos que se encuentre en un caso de uso extremadamente específico.
Los atajos son la mejor opción para la mayoría de los usuarios
¡Eso nos lleva a los atajos! En mi opinión, Atajos es de lejos la opción a la que la mayoría de los usuarios deberían cambiar. Si es un ávido usuario de Automator (como lo fui yo en algún momento), mi consejo es migrar sus flujos de trabajo de Automator a Atajos lo mejor que pueda y convertirse en un usuario de Atajos.
Y si no es usuario de Automator pero aún desea comenzar a experimentar con la automatización digital, Shortcuts es una excelente manera de hacerlo. Podrás aprender los conceptos básicos, crear algunas rutinas bastante útiles en tu Mac, iPhone y iPad y hacer tu vida un poco más fácil.
Como se mencionó, los atajos tienen la ventaja de ser increíblemente fáciles de usar. Tampoco puedes causar ningún daño real a tu máquina con él, ya que Apple no le ha dado mucha potencia.
Por cierto, cuando hablo de que la automatización "daña" su máquina, me refiero a crear una automatización que haga algo que no espera. Eso podría ser:
- Cerrar accidentalmente una aplicación sin guardarla primero
- Quedarse atrapado en un bucle
- Eliminar archivos que no se pueden recuperar de la Papelera
- Enviar correos electrónicos/mensajes sin querer
Estas cosas son mucho más fáciles de evitar en Atajos. Esto se debe a que Apple sólo te permite hacer cosas como esta de forma limitada.
A los usuarios avanzados les encantará Keyboard Maestro
Por último, tenemos Keyboard Maestro, que es, en mi opinión, la opción para los usuarios avanzados.
Para ser claros, no creo que Keyboard Maestro sólo deba ser utilizado por los llamados usuarios avanzados. Cualquiera con un nivel básico de conocimientos tecnológicos puede empezar a usarlo de inmediato, y la prueba gratuita prolongada le dará tiempo suficiente para decidir si es adecuado para usted.
Pero sí creo que debes ser un fanático de la automatización para aprovechar Keyboard Maestro. Es posible que esta aplicación me haya ahorrado 200 horas. Pero mentiría si no hubiera gastado al menos 50 usándolo. Tendrás que hacer muchos retoques, búsquedas en línea y experimentar para dominar esta aplicación.
Si no vas a dominar esta aplicación, probablemente no puedas justificar su compra. Estarás creando macros que fácilmente podrían ser atajos. Si no está seguro acerca de Keyboard Maestro, mi consejo es que primero aprenda los atajos. Una vez que notes que has llegado a un límite en Atajos (es decir, no puedes hacer las cosas que quieres hacer en esa aplicación), prueba la prueba gratuita de Keyboard Maestro.
Pero sí, KM es excelente. Puede hacer casi todo lo que cualquier otra aplicación de automatización puede hacer en macOS gracias a sus acciones súper flexibles y bien diseñadas. Cada pocos días descubro una nueva acción o desencadenante que cambia la forma en que uso esta aplicación. Recientemente recreé todos mis flujos de trabajo de Automator de administración de carpetas en KM y me di cuenta de que puedes usar activadores de cadenas escritas como medio de expansión de texto.
Es muy divertido jugar con él y realmente muy útil. Me resultaría difícil volver a la vida sin esta aplicación.
Keyboard Maestro vs. Shortcuts vs. Automator: ¿Cuál es tu favorito?
¡Y eso es todo! Esos son mis pensamientos sobre tres de las aplicaciones de automatización digital más populares para macOS. ¡Déjame saber cuál es tu favorito en los comentarios! Soy adicto a Keyboard Maestro, pero me imagino enganchándome a los atajos. Tendré que experimentar más con él en la actualización de macOS Monterey.
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¡Hasta la próxima!