Tipos de flujo de trabajo de Automator: comprensión de las diferencias
Bienvenido de nuevo a otra edición de nuestra serie de automatización en curso. Durante las últimas semanas, he estado escribiendo sobre la aplicación Atajos en iPhone y la aplicación Automator en Mac. Hoy, continuaré esa serie desglosando los diferentes tipos de flujo de trabajo de Automator.
Por extraño que parezca, esta es la primera publicación que escribo hasta ahora donde la investigación no ha sido de mucha ayuda. No encuentro nada sobre este tema, ni siquiera de Apple. ¡Razón de más para escribir esto, para que tengas la información a mano!
Comprender los distintos tipos de documentos disponibles en Automator es muy importante. Después de todo, lo primero que Automator le pide que haga al crear un flujo de trabajo es elegir el tipo de flujo de trabajo que desea crear. Si no comprende las diferencias entre ellos, le resultará difícil crear flujos de trabajo que se ejecuten como espera.
Esta será una publicación bastante sencilla. Comenzaré explicando lo que quiero decir con "tipos de flujo de trabajo de Automator", luego repasaré cada una de las opciones disponibles. Te explicaré qué es cada tipo y cuándo debes usarlo.
Puede considerar esta publicación más como una hoja de trucos que como un artículo típico. Simplemente marque esta publicación como favorita y vuelva a consultarla cuando lo necesite.
Muy bien, ¡comencemos!
¿Cuáles son los diferentes tipos de flujo de trabajo de Automator?
Si eres nuevo en Automator, es posible que no sepas que existen diferentes tipos de flujo de trabajo, o incluso a qué me refiero. Cada vez que abra Automator por primera vez para crear un nuevo flujo de trabajo (no editar uno existente), se le presentará la siguiente pantalla:
Como puede ver en la imagen de arriba, hay ocho opciones para elegir:
- Flujo de trabajo
- Solicitud
- Acción rápida
- Complemento de impresión
- Acción de carpeta
- Alarma del calendario
- Complemento de captura de imágenes
- Comandos de dictado
Cada uno crea un tipo diferente de rutina Automator. El que probablemente le resulte más familiar es el tipo de Aplicación. Sin embargo, cada uno tiene una función que probablemente será útil en algún momento.
Comprender para qué sirve cada uno no sólo es importante para elegir entre ellos, sino que también puede ampliar lo que pensabas que Automator era capaz de hacer. Por ejemplo, es posible que no sepa que puede asignar rutinas de Automator a comandos de voz. ¡Cubriré cómo funciona más adelante en este artículo!
Por ahora, entremos en el primero de los tipos de flujo de trabajo de Automator: ¡flujos de trabajo!
Tipos de flujo de trabajo de Automator: flujos de trabajo
El primero de los tipos de flujo de trabajo de Automator es, apropiadamente, el flujo de trabajo.
Los flujos de trabajo son el tipo de archivo más básico que puedes crear en Automator. Lo único que hacen es realizar un conjunto de acciones. Solo puede ejecutar un flujo de trabajo desde Automator. Por tanto, es un conjunto autónomo de acciones.
Puedes pensar en esto como un archivo de Photoshop. Puede exportar un archivo de Photoshop a varios tipos de imágenes diferentes y puede utilizar esos tipos de imágenes de muchas formas. También puedes guardar tu imagen como un archivo de Photoshop, pero si lo haces, sólo podrás usar ese archivo dentro de Photoshop.
En otras palabras, los flujos de trabajo son los más limitados de los tipos de flujo de trabajo. Pero eso no significa que sean inútiles.
¡Ni mucho menos, en realidad! Los flujos de trabajo se pueden utilizar para organizar y crear subconjuntos de acciones. Por ejemplo, si crea una secuencia inteligente de pasos, puede guardarla como un flujo de trabajo y luego usarla en otras rutinas de Automator.
Parte de lo que hace que los flujos de trabajo sean útiles es que son el único tipo de flujo de trabajo que se puede colocar en medio de otra rutina de Automator como una acción. Puede guardar un flujo de trabajo, luego crear una nueva rutina y luego arrastrar y soltar su archivo de flujo de trabajo original en medio de su nueva rutina.
Cuándo utilizar flujos de trabajo en Automator
Aunque los flujos de trabajo son un tipo de flujo de trabajo básico y flexible, es posible que solo los utilice en raras ocasiones.
Esto se debe a que los flujos de trabajo se vuelven significativamente menos útiles debido al poder que aportan los otros tipos de flujo de trabajo de Automator. Mientras que los otros tipos se pueden ejecutar en determinadas situaciones, desde menús contextuales o incluso con la voz, los flujos de trabajo se limitan a la aplicación Automator.
Aunque la aplicación Automator es excelente (por eso escribo sobre ella), el objetivo es dedicar el menor tiempo posible a usar la aplicación Automator para que pueda hacer todo el trabajo por usted. Sólo por esa razón, probablemente evitarás crear flujos de trabajo durante la mayor parte de tu tiempo en Automator.
En mi opinión, hay dos momentos para utilizar Workflows.
La primera es querer agregar una acción personalizada a Automator. Por ejemplo, supongamos que tiene ideas para múltiples rutinas de Automator que necesitarán obtener una copia de cada número de teléfono en su lista de contactos. Esto podría requerir un poco de secuencias de comandos y algunas acciones.
En lugar de crear este conjunto de acciones una y otra vez, puede crear un único flujo de trabajo y arrastrarlo a sus flujos de trabajo futuros. Eso puede ahorrarle mucho tiempo y también puede hacer de Automator una aplicación más poderosa.
El segundo escenario en el que veo que los flujos de trabajo son útiles es cuando quieres crear rutinas que te ayudarán mientras usas la aplicación Automator. Por ejemplo, si desea obtener nombres de archivos mientras usa Automator, ejecutar un flujo de trabajo desde la aplicación Automator será menos molesto.
Tipos de flujo de trabajo de Automator: Aplicaciones
El siguiente en la lista de tipos de flujo de trabajo de Automator son las Aplicaciones. Aunque hasta donde yo sé no hay evidencia de esto, supongo que este es el tipo de flujo de trabajo más popular. Piense en las aplicaciones como su pan de cada día en Automator.
Las aplicaciones le brindan un ícono de aplicación en el que puede hacer doble clic para ejecutarlo. Puedes colocar estos íconos en Finder, en tu escritorio o incluso en tu Dock.
Incluso puedes arrastrar y soltar archivos/carpetas en estos íconos para usarlos como entrada para ese flujo de trabajo.
Por ejemplo, la rutina de la captura de pantalla anterior toma archivos como entrada. Luego adjunta esos archivos a un correo electrónico y los envía al cliente de mi elección.
Cuándo usar aplicaciones
Creo que deberías usar aplicaciones todo el tiempo en Automator. Si no sabe qué tipo elegir, elija Aplicaciones de la lista de tipos de flujo de trabajo de Automator.
Son versátiles, sencillos y fáciles de seguir. Si decides que ya no los quieres, puedes arrastrarlos a la papelera. Si desea editarlos, puede abrirlos en Automator.
Puede colocar flujos de trabajo de aplicaciones junto al contenido relevante. Por ejemplo, mi Aplicación de Facturas está en la carpeta donde guardo mis facturas. ¡Fácil!
También puedes copiar y pegar flujos de trabajo de aplicaciones donde quieras. Entonces, si quisiera, podría usar diferentes carpetas de facturas para cada uno de mis clientes y simplemente copiar y pegar el ícono de la aplicación en cada una de esas carpetas.
El único inconveniente de las aplicaciones es que no son tan específicas como otros tipos de flujo de trabajo. No puedes acceder a ellos desde el menú contextual, no pueden ejecutarse por sí solos, no pueden sincronizarse con tu calendario, etc. Así que los evitaría cuando haya otro tipo que se adapte mejor a tus necesidades.
De lo contrario, ¡son un excelente valor predeterminado!
Tipos de flujo de trabajo de Automator: acciones rápidas
El tercer tipo de flujo de trabajo que cubriremos son las acciones rápidas. Las acciones rápidas fueron mis favoritas entre los tipos de flujo de trabajo de Automator y todavía ocupan un lugar destacado. Probablemente he creado más acciones rápidas que cualquier otro tipo de flujo de trabajo.
Las acciones rápidas son flujos de trabajo que se pueden ejecutar desde el menú contextual. Aparecen cada vez que hace clic derecho en un archivo, carpeta, imagen o selección de texto.
Generalmente, utilizarán lo que haya hecho clic derecho como entrada para el flujo de trabajo. Entonces, si hace clic derecho en una imagen, esa imagen pasará a la Acción rápida. Puede crear acciones rápidas que no hagan esto, aunque esta característica es parte de lo que hace que las acciones rápidas sean tan poderosas.
Si bien las acciones rápidas pueden ser un poco más limitadas que algunos de los otros tipos, son increíblemente convenientes. En lugar de automatizar procesos en tu Mac, pienso en las Acciones rápidas como una forma de agregar nuevas funciones a tu Mac.
¿Le gustaría poder hacer clic derecho en una imagen y reducirla en un 50%? ¡Ahora puedes!
¿Quiere convertir entre tipos de archivos sin necesidad de abrir ninguna aplicación? ¡Solo usa una acción rápida!
¿Quieres cambiar entre fondos de pantalla sin tener que revisar tu configuración? ¡Simplemente haga clic derecho en cualquier lugar!
Cuándo utilizar acciones rápidas
Como acabo de explorar brevemente, querrás utilizar Acciones rápidas en situaciones contextuales. Con esto quiero decir que estos tipos de flujo de trabajo de Automator funcionan mejor cuando se aplican situacionalmente.
Estas son rutinas que no utilizará todo el tiempo. Pero cuando quiera utilizarlos, querrá que estén disponibles.
Esto se debe a que se accede a las Acciones rápidas a través del menú contextual. Y como todo lo demás dentro del menú contextual, deben implementarse teniendo en cuenta el contexto. Después de todo, el nombre secundario del menú contextual es "menú contextual".
Puede pensar en las acciones rápidas como "hacer algo" con los archivos y carpetas de su computadora. ¿Quieres cambiar ese tipo de archivo? ¿O modificar ese documento? ¿O reorganizar esa carpeta? Entonces probablemente querrás hacerlo haciendo clic derecho en lugar de buscar un ícono para hacer doble clic.
Quizás pienses que asignar todos tus flujos de trabajo a Acciones Rápidas es el camino a seguir. Puedo ver por qué tu cerebro podría ir allí. Sin embargo, esto puede generar un menú contextual desordenado y confuso.
Además, las acciones rápidas son más difíciles de editar y eliminar que las aplicaciones o los flujos de trabajo. Esto se debe a que no tendrá un archivo o icono que pueda encontrar y modificar fácilmente. Los archivos de Acciones Rápidas están enterrados en carpetas ocultas en tu Mac. No debes editarlos ni modificarlos una vez creados.
Por todas estas razones, las acciones rápidas son las más adecuadas precisamente para eso: ¡acciones rápidas! Rutinas cortas de uno o dos pasos a las que desea acceder fácilmente. ¡Y eso es todo!
Tipos de flujo de trabajo de Automator: complementos de impresión
El siguiente elemento de nuestra lista de tipos de flujo de trabajo de Automator es uno que admito que no he usado antes. No imprimo cosas muy a menudo ni siquiera tengo una impresora. ¡Son demasiado molestos! Entonces la siguiente información será una experiencia de segunda mano.
Los complementos de impresión son flujos de trabajo que se ejecutan desde el cuadro de diálogo de impresión. Ese es el cuadro que aparece cada vez que intentas imprimir un documento. Tiene opciones como elegir cuántas copias imprimir y elegir entre blanco y negro o color.
Si esto suena un poco inútil, es porque en cierto modo lo es. En mi opinión, de todos modos. A menos que trabaje en una oficina donde imprima cosas todo el día, esta parece una elección extraña para Automator.
Aun así, tendrás acceso a la gama completa de acciones de Automator. Puedes hacer cosas que no tienen ninguna relación con la impresión si lo deseas. Y tampoco tiene acceso a ninguna opción especial específica para la impresión.
La única característica única que tienen los complementos de impresión es que pasan los documentos en el cuadro de diálogo de impresión a Automator como entrada PDF.
Entonces, si desea hacer algo como guardar todos sus documentos impresos en una carpeta específica en su Mac, convertirlos en imágenes o agregar una página adicional al final de un documento antes de imprimirlo, esto es para usted.
Cuándo utilizar complementos de impresión
Los complementos de impresión son, en mi opinión, los más limitados de los tipos de flujo de trabajo de Automator. Si no imprime cosas con mucha frecuencia, probablemente nunca necesitará o querrá crear un flujo de trabajo con este tipo. Entonces, si le resulta difícil pensar por qué querría utilizar este tipo, probablemente no necesite usarlo.
Por otro lado, si usted es alguien que ya está teniendo algunas ideas para este tipo de flujo de trabajo, entonces probablemente sea el usuario objetivo.
Específicamente, creo que el usuario objetivo de este tipo de flujo de trabajo es alguien que imprime documentos con frecuencia. Y si usted es esa persona, probablemente tenga varias tareas de impresión repetitivas que pueda automatizar. Después de todo, imprimir ya es un proceso bastante tedioso y casi autónomo.
¡No hay mucho más que decir aquí! Utilice complementos de impresión siempre que desee crear flujos de trabajo relacionados con la impresión. De lo contrario, elige cualquier otra cosa.
Tipos de flujo de trabajo de Automator: acciones de carpeta
Contrasting Print Plugins es uno de los tipos de flujo de trabajo de Automator que más uso. Las acciones de carpeta son muy útiles para todo tipo de cosas, aunque me tomó un tiempo entenderlas.
Este tipo de flujo de trabajo está verdaderamente automatizado. Se ejecuta en segundo plano, por lo que nunca lo ejecuta manualmente.
En su lugar, adjunta acciones de carpeta a una carpeta de su elección. Siempre que se agreguen nuevas carpetas o archivos a esa carpeta, se ejecutarán las acciones de carpeta adjuntas.
Esto no solo hará que se ejecuten Acciones de carpeta, sino que también utilizarán los archivos/carpetas agregados como entrada.
Por ejemplo, tengo una acción de carpeta que reducirá automáticamente cualquier imagen en mi escritorio que tenga más de 5 MB. Entonces, cada vez que agrego imágenes a mi escritorio que son más grandes que ese tamaño de archivo, se reducen automáticamente. No tengo que hacer nada para que esto suceda.
Cuándo utilizar acciones de carpeta
Hay dos situaciones en las que las acciones de carpeta son la mejor opción entre los tipos de flujo de trabajo de Automator.
La primera es más obvia. Si desea automatizar ciertas acciones dentro de una carpeta, entonces querrá utilizar Acciones de carpeta. Esto incluye cosas como:
- Cambiar automáticamente el nombre de los archivos dentro de una determinada carpeta
- Crear una nueva carpeta dentro de otra carpeta cada mes
- Modificar todos los archivos dentro de una carpeta que cumplan ciertos criterios
- Eliminar archivos dentro de una carpeta después de dos meses
- etc.
El segundo escenario es un poco indirecto. Es para cuando quieras crear una rutina totalmente automatizada.
Las acciones de carpeta son únicas porque son uno de los únicos flujos de trabajo de Automator que son verdaderamente autónomos. No necesitan que los hagas correr. No tienes que recordar ni hacer nada. Simplemente funcionan.
Esto le permite crear algunos flujos de trabajo de Automator bastante complejos que se ejecutan en segundo plano de su máquina. Se necesitará algo de creatividad, pero existen posibilidades exclusivas de este tipo de flujo de trabajo.
Tipos de flujo de trabajo de Automator: alarmas de calendario
Eso nos lleva a Alarmas del calendario. Las alarmas del calendario son flujos de trabajo que se agregan a su Calendario Apple.
Me tomó un tiempo descubrir exactamente cómo funcionaban. No estaba seguro de si se adjuntaban a los eventos del calendario, eran acciones que podía realizar en los eventos del calendario o si se ejecutaban en el horario que usted eligiera.
¡La respuesta terminó siendo la última opción! Cada vez que crea una alarma de calendario, se agrega a su calendario en el momento en que la creó. Para verlo, deberá abrir la aplicación Calendario en Mac.
Una vez que haya decidido qué hará esta alarma de calendario, podrá decidir cuándo lo hará. Puedes hacerlo manipulándolo como lo harías con cualquier otro evento del calendario. Arrástrelo, cambie la fecha y la hora, elija cuánto durará, establezca con qué frecuencia desea que se repita (si desea que se repita) y más.
Cuándo usar las alarmas del calendario
Las alarmas del calendario son excelentes para cuando deseas crear rutinas que se ejecutarán todos los días, semanas, meses o años.
Volviendo a mi ejemplo de factura, podría crear una alarma de calendario que envíe mis facturas cada semana. También podría crear otra alarma de calendario que me genere una nueva factura al comienzo de cada semana, si supiera cómo escribir el guión.
También puedes usar las alarmas del calendario para hacer cosas como cerrar y abrir ciertas aplicaciones en momentos específicos. Por ejemplo, puedes abrir Slack mientras trabajas y cerrarlo cuando hayas terminado sin necesidad de interactuar con él.
Otra situación en la que las alarmas del calendario resultan útiles es cuando desea configurar automatizaciones en torno a eventos del calendario que no se repiten. Tal vez tengas una cita próxima, una presentación en el trabajo o planes para el próximo fin de semana. Puede crear una automatización que le enviará a usted y a los participantes del evento una notificación, agregará algo a sus Notas, etc.
Tipos de flujo de trabajo de Automator: complementos de captura de imágenes
En los tres años que llevo como usuario y escritor de Mac, nunca me encontré con Image Capture, y mucho menos con Image Capture Plugins. Entonces, para este también quiero dejar claro que no tengo mucha experiencia con este tipo de flujo de trabajo.
Para aquellos que (como yo) no conocen la Captura de Imagen, es una función en Mac que aparece cada vez que mueves imágenes a tu Mac desde un dispositivo. Eso significa que ha conectado una cámara directamente a su Mac y está moviendo archivos desde ella a su Mac. Puede ser una cámara literal, así como un iPhone o iPad.
Al igual que los complementos de impresión, los complementos de captura de imágenes son automatizaciones que solo están disponibles en el cuadro de diálogo Captura de imágenes. Son muy específicos.
Sin embargo, si importas imágenes a tu Mac con frecuencia, probablemente te castigarás por no saberlo.
Puede utilizar los complementos de captura de imágenes para cambiar automáticamente el nombre de las imágenes a medida que las importa, convertirlas a un tipo de imagen diferente, recortarlas, cambiar su tamaño, aplicarles filtros, moverlas a carpetas específicas y mucho más.
A pesar de ser tan específicos, puedo ver que los complementos de captura de imágenes son uno de los tipos de flujo de trabajo de Automator más útiles. Para los fotógrafos, esto podría ser una bendición.
Cuándo utilizar complementos de captura de imágenes
Una vez más, no hay mucho que decir aquí. Está bastante claro cuándo utilizar los complementos de captura de imágenes en lugar de otros tipos de flujo de trabajo de Automator.
El mejor momento para utilizar los complementos de captura de imágenes es cuando desea automatizar parte de su rutina al utilizar Captura de imágenes. Si te encuentras cambiando el nombre de los archivos constantemente, recortando ciertas imágenes todo el tiempo u organizando los archivos que estás importando, probablemente puedas acelerar todo esto con los complementos de captura de imágenes.
De lo contrario, ¡no debería utilizar complementos de captura de imágenes!
Tipos de flujo de trabajo de Automator: comandos de dictado
El último de los tipos de flujo de trabajo de Automator son los comandos de dictado. Hemos estado haciendo referencia a estos a lo largo de esta publicación y finalmente llegamos a ellos.
Los comandos de dictado son flujos de trabajo que se ejecutan cada vez que dices una frase clave en la función de dictado de tu Mac. Para activar esta función, presione la tecla fn dos veces. Aprueba los cuadros de diálogo que aparecen y luego habla con tu Mac.
Al crear un comando de dictado, puede elegir una frase clave en la parte superior del editor.
Decir esa frase clave después de activar el Dictado activará el flujo de trabajo que adjuntas a esa frase.
Más allá de eso, no hay diferencia entre los comandos de dictado y otros tipos de flujo de trabajo de Automator. Es la activación lo que es distinto.
Cuándo utilizar los comandos de dictado
Existen algunas razones por las que es posible que desee utilizar comandos de dictado en lugar de tipos de flujo de trabajo de Automator más comunes, como acciones rápidas y aplicaciones.
El primero es el factor genial. Puedes configurar un comando de dictado divertido y luego ejecutarlo más tarde frente a tus amigos para impresionarlos.
Por ejemplo, podrías asignar este comando de Terminal, que reproduce Star Wars en la aplicación Terminal, a un comando de dictado. Luego, para impresionar a tus amigos, puedes decir: "Computadora, juega Star Wars Episodio IV".
También puedes usar este comando de Terminal para tener una conversación con tu Mac. Simplemente establezca una frase clave como "¿Cómo te va con la computadora?" Luego, obtenga una respuesta automática que diga: "Muy bien, ¿y usted, usuario?"
Si se pregunta: "¿Por qué alguien querría hacer eso?" puede que estés en el blog equivocado.
Otro uso de los comandos de dictado es agregar comandos de voz que Siri aún no tiene. Para ser claros, no puedes ejecutar comandos de dictado desde Siri. Pero dado que Siri y Dictado se activan de manera similar, puedes abordar los comandos de dictado desde una mentalidad similar.
Por último, los comandos de dictado se pueden utilizar con fines de accesibilidad. Si usted o alguien que conoce depende de comandos de voz para usar su Mac, esto puede ser extremadamente poderoso para esa persona.
Utilice los tipos de flujo de trabajo de Automator para cambiar la forma en que usa su Mac
¡Y eso es todo! Estos son los ocho tipos diferentes de flujo de trabajo de Automator y las diversas situaciones en las que se utilizan mejor. Al elegirlos y combinarlos de manera creativa, puede maximizar su productividad en Mac.
Como mencioné, he estado cubriendo y continuaré cubriendo más consejos, trucos y guías sobre el uso de las aplicaciones Automator y Shortcuts en Mac y iPhone durante las próximas semanas. ¡Así que asegúrese de sintonizar el blog AppleToolBox para ver esas publicaciones!
Además, nos acercamos a agosto y septiembre, lo que significa que los rumores sobre el iPhone 13 están a punto de comenzar a llegar. ¡Asegúrate de suscribirte a nuestro boletín para recibir las últimas noticias sobre todo eso!
¡Hasta luego!