Google Fax: Envía y recibe faxes desde Gmail, Google Docs, Hojas de cálculo y Drive
El fax puede parecer un medio anticuado de comunicación o de intercambio de documentos, pero sigue siendo tan respetado como antes. Si bien hoy en día existen innumerables opciones para compartir documentos, incluidos correos electrónicos y aplicaciones de mensajería instantánea, el fax sigue siendo tan crucial como siempre.
¿Por qué? Principalmente porque la seguridad y confidencialidad que ofrece a sus usuarios no tiene rival con ningún otro medio de comunicación empresarial. Las instituciones gubernamentales y sectores específicos como la atención médica todavía dependen mucho de los faxes debido a preocupaciones de seguridad.
Hace eones, estabas limitado a máquinas grandes y ruidosas para enviar faxes. Sin embargo, la tecnología de la comunicación ha dado un giro en el pasado reciente, exponiéndonos a métodos más mejorados. Ahora es posible enviar faxes en línea utilizando cualquiera de los servicios de Google, incluidos Google Drive, Gmail, Docs y Sheets.
¿Cómo enviar faxes desde Gmail, Google Drive, Documentos y Hojas de cálculo?
Google es uno de los servicios más utilizados en la actualidad. Sus servicios están tan entrelazados con la vida cotidiana que apenas podemos prescindir de ellos. ¿No es sorprendente saber que también puede enviar documentos por fax usando Gmail, Google Drive, Docs y Sheet de Google? Conveniente porque la tecnología de fax ahora está integrada con nuestras aplicaciones diarias de Google.
¿Cómo funciona el envío de faxes a través de Gmail?
De forma predeterminada, Gmail no admite, en sí mismo, el envío y la recepción de faxes, un sistema diferente de cómo funcionan las máquinas de fax.
Sin embargo, los servicios de fax en línea actúan como un medio de traducción entre los dos, traduciendo las señales telefónicas analógicas a señales digitales que el correo electrónico puede relacionar mejor. El usuario solo necesita un número de fax para comenzar a enviar faxes con su cuenta de Gmail.
A través de servicios de fax gratuitos como CocoFax, el usuario puede obtener un número de fax de Google para enviar documentos por fax a nivel nacional o internacional.
Enviar un fax a través de Gmail
Enviar un fax desde Gmail a través de CocoFax y otros servicios de fax en línea debería ser un paseo por el parque si sigue esta guía paso a paso.
Paso 1. Lo primero es lo primero, visite el sitio web oficial del servicio de fax en línea con el que elija trabajar. Para esta guía, citaremos a CocoFax como nuestro ejemplo. Visita www.cocofax.com y crea una cuenta en la plataforma con tu cuenta de Gmail. Además, podrá utilizar el servicio de forma gratuita durante los primeros 30 días de uso. Además, puede seleccionar su número de fax usted mismo.
Paso 2. Después de completar el proceso de registro, inicie sesión en su cuenta de Gmail y seleccione la pestaña 'Redactar' como lo haría normalmente al enviar un correo regular a otra parte.
Paso 3. Proceda a completar todos los detalles requeridos. Rellene el campo "Para" con el número de fax del destinatario y añada el suffix@cocofax.com. Por ejemplo, si envía por fax algunos documentos a otra parte con el número de fax 45678, debe rellenar el campo "Para" con 45678@cocofax.com.
Si decide escribir un título para el fax, escriba esta nota en el campo 'Asunto'. También puede introducir una portada en su fax rellenando el campo del cuerpo del correo electrónico. El contenido de esta página aparece en la primera página del fax.
CocoFax también le da el lujo de agregar tantos tipos de archivos como sea posible. De hecho, puede agregar archivos en formatos doc, pdf, xls, pdf, jpg y png. Todo lo que tiene que hacer es hacer clic en el botón 'adjuntar' y seleccionar el documento que desea enviar por fax.
Paso 4. Finalmente, revise todos los campos que ha completado para confirmar si ingresó los detalles correctos en esas secciones. Si está satisfecho, haga clic en el botón 'enviar'. Acabas de enviar tu primer fax, ¿verdad?
Recepción de faxes a través de Gmail
Usando un servicio de fax receptivo como CocoFax, recibir faxes a través de Gmail es relativamente más sencillo y fácil que enviar uno. Después de registrarse en el servicio de fax, recibirá todos los faxes dirigidos a usted en la bandeja de entrada de la cuenta de Gmail vinculada a su cuenta de CocoFax. Para mantenerte al tanto de las cosas, el servicio de fax también te envía un correo para informarte sobre un correo electrónico entrante. Por lo general, el fax recibido se reflejará en el correo electrónico como un archivo adjunto normal. Todos los archivos adjuntos están en formato PDF.
Cómo enviar faxes desde Google Drive, Doc y Hojas de cálculo
La siguiente es una guía paso a paso sobre cómo enviar por fax un documento o una hoja de cálculo de Google almacenada en su cuenta de Google Drive.
Este proceso puede necesitar la ayuda de servicios de fax en línea, que deberían proporcionar un complemento que puede integrar en sus aplicaciones de Google Docs u Sheets. Con este servicio, los usuarios pueden enviar documentos por fax directamente a través de Google Drive en unos sencillos pasos. Así es como se hace:
Después de iniciar sesión en su Google Drive y localizar el documento que desea enviar por fax, vaya a la ventana del documento y busque la pestaña 'Complementos'. Haga clic en este botón ubicado en la pestaña del menú y busque el complemento de su proveedor de servicios de fax. Después de eso, instale este complemento y confirme el acceso entre su servicio de fax y las cuentas de Google.
Proceda a iniciar sesión en su cuenta de fax dentro de la ventana de Google Docs. A continuación, introduzca el número de fax del destinatario, así como otros datos necesarios.
- Confirme que ha completado la información correcta y haga clic en el botón "Enviar fax".
- Por lo general, el proveedor de servicios de fax le enviará un correo de confirmación a su bandeja de entrada una vez que el fax se haya transmitido a la otra parte.
Cómo obtener un número de fax de Google
El primer paso para obtener un número de fax de Google es crear una cuenta en un servicio de fax en línea. A continuación, vincula este número a tu cuenta de Gmail. Dado que Google no ofrece un servicio de fax, y mucho menos un número de fax, deberá hacerlo a través de un servicio de terceros.
Servicios como CocoFax proporcionan números de Google Fax de forma gratuita. Con este número, puede enviar faxes gratuitos desde el ordenador.
Consideraciones clave al elegir un servicio de fax en línea
Las siguientes son consideraciones esenciales que se deben tener en cuenta al elegir un servicio de fax en línea para enviar y recibir faxes.
Firma electrónica: Se recomienda que utilice únicamente servicios de fax en línea con funciones de firma electrónica. Esta función le permite firmar documentos digitalmente y devolverlos al remitente. Puede firmar estos documentos digitalmente con un mouse, un trackpad o un lápiz óptico.
Políticas de cancelación claras: La mayoría de los servicios de fax en línea requerirán que introduzcas los datos de tu tarjeta en la plataforma al registrarte en sus servicios. Algunos servicios le cobran automáticamente después de un período, digamos mensual o semestral. Por esta razón, debe tomarse el tiempo para verificar si se le cobrará automáticamente y durante qué períodos. Además, confirme si puede cancelar esta suscripción cuando lo elija o si se deben cumplir algunos requisitos antes de estar calificado para realizar esta cancelación.
Tarifa de configuración: No todos los servicios de fax tienen una tarifa cero para la configuración. Por lo tanto, profundice y haga sus hallazgos para saber si hay algún costo oculto al configurar una cuenta con el servicio de fax que elija. Por lo general, se recomienda que se adhiera a los servicios de fax donde puede configurar una cuenta de forma gratuita.
¡Toma final!
El envío de faxes se ha simplificado con el uso de servicios inalámbricos. El desarrollo de estos servicios ha significado el fin del uso de máquinas de fax falsas que gimen en voz alta y ocupan la mitad del tamaño del espacio de oficina.
Con Google Drive, Documentos y Hojas de cálculo, puede enviar un fax de forma gratuita a tantos destinatarios como sea posible. Sin embargo, estos servicios no son independientes. Sería mejor si aún tuviera la entrada de los servicios de fax en línea gratuitos. Estos servicios le proporcionan un número de fax de Google, una entrada necesaria para enviar faxes a través de Gmail, Google Drive, Documentos u Hojas de cálculo.
Precio: A partir de $12.99/Mes
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