Cómo utilizar números en Mac: técnicas avanzadas
Hace unas semanas, cubrimos las técnicas básicas para usar Numbers en Mac. En caso de que te perdiste esa publicación, exploramos las funciones de Numbers como fórmulas, plantillas, hojas y clasificación.
Hoy, ampliaremos esa publicación cubriendo técnicas más avanzadas. Si no está familiarizado con los temas tratados en esa primera publicación, le sugiero encarecidamente que la lea antes de trabajar en esta. Sin embargo, para aquellos que se sienten cómodos con los números y desean ampliar sus conocimientos prácticos, esta publicación es para ustedes.
En esta publicación, veremos técnicas avanzadas como la creación de gráficos, tablas dinámicas, agregar filtrado y formato condicional, y explorar las posibilidades de combinar Numbers con AppleScript. Esto será un poco como “subir de nivel”, así que prepárate y ¡comencemos!
Cómo usar Numbers en Mac: técnicas avanzadas
tablas dinámicas
Lo primero que cubriremos es una característica relativamente nueva de Numbers en Mac: las tablas dinámicas. Solía ser que esta era una característica que sólo los usuarios de Excel podían disfrutar. Pero en actualizaciones recientes, Apple trajo tablas dinámicas a Mac.
Entonces, ¿qué son las tablas dinámicas? Para aquellos que no lo saben, una tabla dinámica es algo así como una tabla de datos estándar, excepto que es interactiva. Los aspectos interactivos de una tabla dinámica le permiten organizar, filtrar, ordenar y comprender mejor rápidamente los datos de su tabla.
Por ejemplo, en una tabla típica de Numbers, verá varias filas y columnas de datos que, sin importar cuán organizadas estén, probablemente sea difícil obtener información rápidamente. Por lo tanto, puede asignar esta tabla de datos a una tabla dinámica, que le mostrará rápidamente resúmenes de los datos, relaciones entre sus datos y más.
Para crear una tabla dinámica en Numbers, primero necesitará una tabla o un rango de datos. Un rango de datos es solo una fila o columna de datos, mientras que una tabla es una serie de filas y columnas.
Seleccione su rango o tabla y luego haga clic en Tabla dinámica en la barra de herramientas en la parte superior de la pantalla. Se le pedirá que elija una de estas cuatro opciones:
- En una hoja nueva: esto crea una nueva hoja que contiene su tabla dinámica. Esto separa visualmente la tabla y la tabla dinámica para mantener todo organizado.
- En la hoja actual: esto agrega la tabla dinámica a la hoja que estás usando actualmente, lo que te permite ver tu tabla y tu tabla dinámica al mismo tiempo.
- Para celdas seleccionadas en una hoja nueva: si no desea crear una tabla dinámica usando una tabla, puede seleccionar un rango. Si elige esta opción, creará una tabla dinámica para su rango en una hoja nueva.
- Para celdas seleccionadas en la hoja actual: Por último, como se esperaba, esta opción toma el rango de celdas seleccionado y crea una tabla dinámica para ellas en su hoja actual de Numbers.
La mejor manera de dominar las tablas dinámicas es comenzar a crearlas y experimentar con ellas. No tenemos tiempo en esta publicación para profundizar mucho más que esto, pero haremos una publicación futura sobre tablas dinámicas para explorarlas con más detalle. ¡Así que estad atentos a eso!
Creando gráficos
La siguiente técnica avanzada que querrás aprender al usar Numbers en Mac es la creación de gráficos. Si bien los gráficos no son estrictamente necesarios cuando se utiliza Numbers, son una excelente herramienta de visualización.
Para aquellos que no están familiarizados con los gráficos, son una forma de tomar datos en una tabla y mostrarlos de una manera más visual. Esto es excelente para obtener información rápida y para mostrar sus datos a personas sin conocimientos técnicos. Por ejemplo, si ha realizado un seguimiento de los gastos en Numbers y necesita mostrarlos durante una conferencia, puede crear un gráfico y mostrarlo en una presentación.
Crear un gráfico en Numbers es muy fácil. Simplemente elija la opción Gráfico de la barra de herramientas y elija un gráfico 2D, 3D o interactivo para su conjunto de datos. Si no está seguro de qué elegir, probablemente sea mejor optar por una opción 2D.
Nuevamente, no tenemos suficiente tiempo en esta publicación para profundizar en la creación de gráficos. Pero, en general, los gráficos circulares y de barras son una excelente opción. Los gráficos circulares ayudan a mostrar porcentajes y cantidades, mientras que los gráficos de barras son mejores para comparar cosas en una jerarquía visual.
Al igual que con las tablas dinámicas, es útil experimentar con las distintas opciones de gráficos. Así que cree un conjunto de datos y comience a crear gráficos basados en ese conjunto de datos.
¡También! Un último consejo. Al crear un gráfico que tenga un eje X e Y (los gráficos de barras, por ejemplo, tienen esto), intente mantener números constantes en el eje X y números variables en el eje Y. Por ejemplo, es una práctica común colocar variables de tiempo en el eje X (meses, años, semanas, trimestres, etc.) y valores financieros en el eje Y (monedas, ganancias, gastos, pérdidas, crecimiento, etc.).
Resaltado condicional en Numbers en Mac
Otra técnica importante que debes dominar en Numbers en Mac es el resaltado condicional. Como ya habrás notado, puedes formatear el contenido de tus celdas. Puede cambiar el color de fondo de una celda, cambiar el color y el tipo de fuente, etc.
Al igual que los gráficos, el formato se puede utilizar para ayudar a organizar visualmente los datos. Al codificar las entradas de datos con colores, puede distinguir rápidamente entre valores positivos y negativos, fechas y montos en dólares, clientes, etc.
Por supuesto, cambiar todo este formato manualmente puede llevar mucho tiempo. Ahí es donde entra en juego el resaltado condicional. Le permite crear reglas automáticas que cambian instantáneamente el formato de sus celdas. Entonces, si tiene los Clientes A, B y C, puede crear reglas para que todas las entradas A sean verdes, todas las entradas B sean azules y todas las entradas C sean rojas.
Para configurar reglas de resaltado condicional, seleccione una celda, un rango de celdas o una columna/fila completa. Luego, haz clic en Formato en la parte superior derecha de la pantalla de Numbers. Esto debería mostrar (no ocultar) el panel Formato en el lado derecho de la pantalla.
En la parte superior de este panel, seleccione Celda. Luego, haga clic en Resaltado condicional…
Seleccione Agregar una regla. Luego puede crear una regla basada en números, texto, fechas, etc. Cada tipo de regla tiene sus propios parámetros, así que elige la que mejor se adapte a tus necesidades. Por ejemplo, si desea que todas las celdas con el texto "Cliente A" sean verdes, deberá elegir Texto > Es...
Por supuesto, puede cambiar estas reglas para adaptarlas a sus necesidades. Sin embargo, si lo configura como lo hice yo, cada vez que escriba "Cliente A" en una celda con estas reglas de resaltado condicional, el color de fondo se volverá verde instantáneamente.
Para ser claros, esto no cambia necesariamente la función de sus datos o su tabla. Simplemente ayuda a aclarar las cosas visualmente y le ahorra tiempo.
Formatear números
Similar al resaltado condicional es el formato de números en Numbers en Mac. De forma predeterminada, todos los números que ingrese en Numbers se verán relativamente similares. Sin embargo, no todos los números deben tener el mismo formato. Tendrás fechas, horas, monedas y porcentajes.
Para asegurarse de que estos números se vean como deben, puede establecer reglas para el formato de varias celdas y rangos. Para configurar esto, querrás asegurarte de que la barra lateral Formato esté abierta y querrás elegir Celda en esta barra lateral nuevamente.
Notarás que cerca de la parte superior de esta sección de la barra lateral hay un menú desplegable llamado Formato de datos. Cuando seleccionas ese menú desplegable, verás las siguientes opciones:
Todo lo que necesita hacer desde aquí es elegir el formato que desea usar para las celdas seleccionadas. A partir de ese momento, sus celdas tendrán automáticamente el formato adecuado.
Y si eliges Número en el menú desplegable, puedes incluso elegir el número de decimales que se muestran. Esto puede resultar muy útil para mostrar la información de la forma que desee.
Filtración
Otra opción de visualización útil en Numbers en Mac es el filtrado. El filtrado, similar a las tablas dinámicas, le permite mostrar solo la información que es relevante para usted. Por ejemplo, puede utilizar el filtrado para ocultar gastos que no puede afrontar, mostrar solo los clientes a los que debe o mostrar todas las entradas futuras.
En otras palabras, le permite completar todos sus datos y luego filtrarlos según las reglas que elija.
Al crear reglas de filtrado, tiene dos opciones:
- Filtros rápidos: estas son reglas de filtrado generadas automáticamente que aparecen en función de los datos que ha ingresado en su tabla. Son útiles cuando solo desea filtrar rápidamente cierta información y no busca necesariamente organizar su conjunto de datos de una manera particular.
- Reglas de filtrado: las reglas de filtrado, por otro lado, son reglas que usted establece para su tabla/conjunto de datos. Son más permanentes, estructurados y se puede acceder a ellos cuando los necesite.
Para usar filtros rápidos, seleccione una columna de datos o una celda específica, coloque el cursor sobre la letra de la columna correspondiente y luego haga clic en la flecha que aparece junto a la letra de la columna. Aparecerá un menú desplegable en el que encontrará las opciones de Filtro rápido.
Selecciónelo, luego elija entre las opciones de filtrado disponibles que presenta para cambiar los datos visibles. Los datos no se eliminan ni modifican, simplemente se ocultan a la vista.
Para reglas de filtrado, seleccione la columna, fila o celdas que desea filtrar. Luego, haz clic derecho en ellos y elige Mostrar opciones de filtro.
A continuación, en la barra lateral (que debería haber cambiado para mostrar opciones de filtrado), puede agregar un filtro a la columna que elija. Al igual que con el resaltado condicional, puedes crear reglas que te permitirán mostrar/ocultar datos estratégicamente.
Dominar CONTAR.SI en números en Mac
Una de las funciones más poderosas de Numbers en Mac es CONTAR.SI. Técnicamente, existen otras funciones "SI", pero una vez que comprenda cómo funciona CONTAR.SI, también podrá descubrir el resto.
En esencia, CONTAR.SI permite a los usuarios aplicar una fórmula a un rango de números, pero también excluir números que no cumplen ciertas condiciones. Entonces usted “CUENTA” los números “SI” cumplen con sus condiciones.
Por ejemplo, podría usar esto para contar solo las ventas que superen los $100, ignorar a los clientes que hayan gastado menos de $10 o solo mirar los pagos que no se hayan procesado.
Para usar una función CONTAR.SI, haga clic en Insertar en la parte superior de la pantalla, luego en Fórmula y luego en Nueva fórmula. Esto cambiará la barra lateral para mostrar todas las fórmulas disponibles para usted. En la barra de búsqueda de este panel lateral, escriba "SI" y presione regresar.
Cuando hagas esto, verás funciones como SI, SUMAR.SI, PROMEDIO.SI y, por supuesto, CONTAR.SI. Todas estas son funciones que aprovechan la función IF, así que simplemente elija la que se adapte a sus necesidades.
Notarás que también hay funciones "-IFS". Estos funcionan más o menos de la misma manera, excepto que le permiten verificar múltiples colecciones para múltiples colecciones, en lugar de una sola colección para una sola condición.
Usando BUSCARV
El siguiente es BUSCARV. BUSCARV es una característica básica de Excel, y aquellos que usan Numbers en Mac querrán familiarizarse con ella. Una vez que lo hagas, te encontrarás usando esta función todo el tiempo.
Para aquellos que no lo saben, BUSCARV es una función que le permite buscar un dato específico que corresponde a otro dato. Por ejemplo, podría buscar la tarifa por hora (Columna B) que se cobra a un cliente (Columna A).
A partir de ahí, puede utilizar el valor que buscó en otra función. Por lo tanto, es una excelente manera de comenzar a organizar y transponer datos en su conjunto de datos.
Para utilizar BUSCARV, volverá a visitar los pasos seguidos en la última técnica que cubrimos. Seleccione Insertar en la parte superior de la pantalla, luego elija Fórmula y Nueva fórmula. Esto debería cambiar su panel lateral para mostrar el panel de selección de fórmulas.
En la barra de búsqueda de este panel, escriba “BUSCARV” y presione retorno en su teclado. Deberías ver BUSCARV aparecer instantáneamente.
Continúe y seleccione BUSCARV para comenzar a crear la fórmula en la celda que elija.
Para que esta función funcione, deberá completar la siguiente información:
- Buscar: Aquí es donde ingresará el valor que desea encontrar. Puede ingresar un número o una cadena REGEX. Si no está familiarizado con REGEX, esta publicación lo pondrá al día.
- Rango de columnas: La siguiente sección es la selección de celdas en las que realizará la búsqueda. Así que especifique en qué celdas desea encontrar el contenido de Buscar.
- Columna de retorno: La columna de retorno es donde especificará qué datos desea que se devuelvan. Por ejemplo, si está buscando el pago por hora de alguien (columna A), es posible que desee extraer el valor contenido en la columna B, que tiene la cantidad en dólares que gana. En otras palabras, este es el valor que especificará qué dato devolverá esta función.
- Cerrar coincidencia: este parámetro le permite elegir cuánta libertad le da a los datos que encuentra su fórmula BUSCARV. Por ejemplo, supongamos que está buscando el número "5,5" pero la fórmula encuentra "5,6". Puede utilizar Cerrar coincidencia para decidir si esto se mostrará como un error o si desea considerarlo lo suficientemente preciso.
¡Y eso es todo! BUSCARV puede ser un poco complicado de dominar, pero una vez que lo hagas, será una herramienta verdaderamente poderosa en tu arsenal. Así que pasa mucho tiempo con él hasta que te sientas cómodo usándolo. Descubrí que las comunidades de Reddit para Excel y Numbers tienen mucha información sobre cómo funciona BUSCARV, si necesita lectura adicional.
Colaborar con compañeros de trabajo
Una de las técnicas avanzadas más simples que cubriremos en este tutorial sobre Numbers en Mac es la colaboración. En actualizaciones recientes, Apple agregó la posibilidad de que los usuarios colaboren entre sí en Numbers.
Hacer esto es una manera súper fácil y excelente de hacer que usted y su equipo sean más productivos. Para hacer esto, simplemente haga clic en el botón Colaborar en la barra de herramientas y comparta el acceso a su hoja de cálculo con otras personas por correo electrónico, mensaje de texto o AirDrop.
Las personas con las que colaboras deberán tener un dispositivo Apple, preferiblemente una Mac o iPad, aunque también funcionará un iPhone.
Al colaborar en un archivo de Numbers, podrá ver las ediciones y contribuciones exactas que otros han realizado. Esto es excelente para compartir documentos con personas, trabajar en el mismo archivo usando diferentes dispositivos o en diferentes momentos y mantener conectado al equipo de su lugar de trabajo.
Agregar AppleScript a números
Por último, pero no menos importante, una técnica bastante avanzada para Numbers en Mac es usar AppleScript con tus hojas de cálculo. Para aquellos que no lo saben, AppleScript es un lenguaje de programación básico de Apple que se puede utilizar para automatizar determinadas tareas.
Para aquellos que estén familiarizados con Excel, es posible que tengan experiencia con macros. Las macros le permiten automatizar tareas básicas, como ingresar números o actualizar información. Es un gran ahorro de tiempo y está integrado en Excel.
Desafortunadamente, Apple aún no ha incorporado una función similar a Numbers. En su lugar, deberá confiar en AppleScript.
La buena noticia es que AppleScript es bastante sencillo. Si ya tiene algo de experiencia en programación, debería poder adquirirla con bastante rapidez. Y si no lo hace, puede aprender los conceptos básicos o copiar el código que otros hayan escrito en línea.
Como gran parte de lo que se incluye en este artículo, no tenemos tiempo para profundizar en todas las cosas que puedes hacer con AppleScript en Numbers. Solo debes saber que si te encuentras realizando muchas tareas repetitivas en Numbers, puedes usar AppleScript para comenzar a descargar ese trabajo en tu computadora.
Números en Mac: convertirse en un profesional
¡Y eso es todo! Al dominar las técnicas descritas en esta publicación, podrás comenzar a perfeccionar tus habilidades en Numbers en Mac y avanzar para convertirte en un verdadero profesional. Si bien algunos de estos conceptos pueden ser difíciles de entender al principio, es muy probable que termines usando muchas de estas cosas a diario.
Estas son excelentes técnicas que puede aprender si desea ganarse la vida trabajando en Números o Excel. Y para aquellos que solo necesitan Numbers para proyectos en casa, esto les permitirá hacer una gran cantidad de cosas nuevas. ¡Déjame saber en los comentarios a continuación cómo planeas utilizar estas diversas técnicas!
Para obtener más información, noticias y guías sobre todo lo relacionado con Apple, consulte el resto del blog AppleToolBox.
¡Hasta la próxima!